الأحد، 18 ديسمبر 2016

فن الكتابة للعلاقات العامة

فن الكتابة للعلاقات العامة
تعتبر الكتابة للعلاقات العامة فن من فنون التحريرية لها قواعدها و اساليبها التي تختلف فيها عن الكتابة لبقية وسائل الاتصال الاخرى لأنها تعتمد وسيلة معينة و جمهور خاص
خصائص الكتابة للعلاقات العامة :
هناك مجموعة من الخصائص التي يجب ملاحظتها و الاخذ بها عند الكتابة للعلاقات العامة منها:
1.    يجب ان تكون الجمل واضحة و مختصرة و يفضل ان تكون من 15-17 كلمة
2.    ان تكون الفقرات موجزة لا تتجاوز الفقرة من 6-8 اسطر و تحتوي على فكرة واحدة
3.    يراعى ان تكون الكلمات واضحة و بسيطة و مألوفة
4.    مخاطبة القارئ بضمير مفرد و الاستشهاد بأمثلة معروفة
5.     يلفت انتباه المتلقي باستخدام الاسماء و الالقاب و الضمائر
6.    الاعتماد على اسلوب السهل الممتنع في الكتابة لكي يتناسب مع مختلف فئات المتلقين
7.    شرح و توضيح المصطلحات الفنية و العلمية و تفسيرها
8.    استخدام الاسترسال للتشويق و القضاء على الملل
9.    يمكن استخدام الاعادة و التكرار عند صياغة الجمل ولكن بدقة لتوضيح الهدف
10.                    تجنب استخدام الكلمات الغير واضحة او غير ضرورية و جمل لا معنى لها
11.                    تجنب استخدام الكلمات العامية او الاجنبية الغير مألوفة
12.                    تجنب الاخطاء النحوية
13.                    عند تعزير الرسالة بالأدلة و الامثلة و الاحصاءات يجب الاستعانة بخبراء و خاصة في مجال الاحصاء
14.                    تجنب استخدام الكلمات التي لها اكثر من معنى
15.                    استخدام الاسلوب المباشر و تجنب الاسلوب الانشائي
16.                    وضع النقاط المهمة في نهاية الجملة او الفقرة كي يمكن ادراكها و استيعابها و نبدأ من الاقل اهمية فالمهم فالأكثر اهمية
17.                    استعمال قالب معين في ترتيب الافكار عند التحرير كأن يكون قالب الهرم المقلوب و يبدأ بالأكثر اهمية ثم المهم و بعدها الاقل اهمية او قالب الهرم المعتدل ويكون سردي و بالتدريج اي عكس الهرم المقلوب
18.                    استخدام الاسلوب العملي في الكتابة وذلك بالابتعاد عن  اسلوب التعميم و الانفعال و الاختصارات
فنون الكتابة للعلاقات العامة
هنالك الكثير من الفنون التحريرية و التي تستخدم في الكتابة للعلاقات العامة بعضها حديث و الاخر قديم وذلك متعلق بالتطور التكنلوجي و اساليب الكتابة المتنوعة في اغلب وسائل الاتصال نذكر منها:
1.    كتابة الرسائل : تعد كتابة الرسائل في العلاقات العامة عنصرا مهما في عملية التواصل و كسب الجمهور كونها من اسهل و اشهر الوسائل في تبادل المعلومات و تمثل وثائق تحفظ تاريخ المؤسسة ناهيك عن كونها تمهد للتواصل مع الوسائل الاتصالية الاخرى و تمنح المتلقي فرصة للتدقيق و التمعن و التفكير في موضوع الرسالة
العناصر الشكلية و الموضوعية في كتابة الرسائل للعلاقات العامة
اولا العناصر الشكلية :
·        المتلقي  او المرسل الية– اسم المرسل اليه -عنوان الرسالة -رقم الفاكس - رمز البريد الالكتروني
·        المرسل او الجهة المرسل منها الرسالة –شعار المرسل - الاسم -اسم الادارة
·        الرسالة و بياناتها - تاريخ الرسالة اسم المسؤول عن ارسال الرسالة -رقم صدور الرسالة
ثانيا العناصر الموضوعية : و تتمثل في
·        المقدمة التي تحتوي على التحية و التعبير عن الاحترام
·        موضوع الرسالة او جسم الموضوع و يحتوي على تمهيد او مدخل و من ثم تفاصيل الموضوع المطلوب و ذلك من خلال تقسيم الموضوع الى فقرات بصورة منطقية بدقة لغوية واضحة
·        خاتمة الرسالة و اغلبها تحتوي على عبارات الشكر و التقدير
2.    الكتابة للبريد الالكتروني: يعتبر البريد الالكتروني واحد من السبل التي يستخدم فيها الافراد شبكة الانترنيت . و البريد الالكتروني عبارة عن طريقة للتواصل بين الافراد الكترونيا و ذلك من خلال ارسال الرسائل المكتوبة او المصورة او الاثنين معا كالفيديو او الاعلان او الافلام الوثائقية القصيرة و تعد وجه من اوجه التواصل الاجتماعي . وهنا يتطلب ان يكون عند المرسل و المستقبل عنوان بريد الكتروني و قد اصبح التواصل عبر البريد الالكتروني من اهم طرق التواصل بين المؤسسات و المتعاملين معها
اسلوب الكتابة للبريد الالكتروني :
·        استخدام الاسلوب المباشر في المخاطبة
·        مراعاة ان يكون النص سهل القراءة
·        استخدام الكلمات البسيطة و الفقرات الموجزة
·        كتابة اسم المؤسسة و عنوانها وبريدها و شعارها و رقم تليفونها وكل ما يتعلق بها للدلالة عليها
·        ان يذكر عنوان الرسالة و الموضوع و الخاتمة و التي بها يحدد الهدف من الرسالة وبإيجاز
3.    كتابة المذكرات عند كتابة المذكرات يجب ان يراعى
اولا العناصر الشكلية و المتمثلة
·        اسم المرسل اي اسم جهة الرسالة و احيانا يكون على شكل لوكو ثابت
·        الجهة المرسل اليها اي المتلقي ويكتب في الوسط
·        موضوع الرسالة اسفل اسم الجهة المرسل اليها
·        المسؤول عن اعداد المذكرة و تكتب كامل بياناته في نهاية الموضوع
ثانيا العناصر الموضوعية و التي يجب ان
·        تحتوي على معلومات دقيقة تعبر عن الموضوع
·        سلامة اللغة و وضوحها و بساطتها
·        شمولية موضوع المذكرة لكافة جوانب الموضوع
·         التأكد من خلوها من الاخطاء المطبعية و النحوية

4.    كتابة التقارير
التقرير هو فن من الفنون التعبيرية التحريرية و من اهم الوسائل للاتصال بين الادارات المختلفة مع الادارة العليا في العلاقات العامة و يختلف عن المذكرة كونه يتضمن عدة موضوعات اما المذكرة فتشمل موضوع واحد هذا اولا وثانيا تتطلب كتابة و اعداد التقرير لوقت اطول و معلومات اكثر كون التقرير يعتبر عرض حيوي للموضوع ويهدف الى توصيف شامل له مبينا اسبابه و تطوراته و من ثم يعرض و جهات النظر المختلفة الخاصة به و مقترحات سبل و عرض نتائجه . و غالبا ما يكون التقرير دراسة لظاهرة عامة يتطلب الامر فهم ابعادها و العمل مواجهتها اما بالتطوير و القضاء عليها وغالبا ما يكون بتكليف من الادارة العليا لجهة محددة او للجنة يتم تشكيلها لإعداد التقرير
كون التقرير يساعد في
- فهم ابعاد الظاهرة
- دراسة سبل اتخاذ القرارات بشأنها
- التعرف على وجهات النظر المختلفة
- تسجيل ابعاد الظاهرة كمرجع علمي و عملي
ولهذا يتطلب ذلك
دقة في جمع المعلومات
الموضوعية في الطرح و التحليل
الصدق في عرض النتائج و التوجيهات
انواع التقارير
1.    تقارير اخبارية و اعلامية  هدفها احاطة المتلقي بالموضوع مكان التغطية مما يسهل عليه فهم ابعاده متل تقارير الانتاج و المبيعات و التقارير المالية و التقارير الخاصة بسياسة المؤسسة
2.     التقارير التحليلية  و تشمل التقارير التي تفسر البيلتان و تحللها من اجل اتخاذ القرارات و الخطوات في ضوء البدائل التي يطرحها التقرير
3.    التقارير الدورية بعضها يكون منتظم كالتقارير اليومية و الاسبوعية و الشهرية و هناك تقارير غير منتظمة لكنها مرتبطة بأنشطة معينة
عناصر التقرير
كما في بقية الفنون التحريرية الاخرى بعد العنوان تشمل على
-         المقدمة و تشمل اسباب و حدود نطاق التقرير و اساليب جمع البيانات
-         موضوع التقري  او جسم الموضوع و يتضمن عرض المعلومات و تحليلها و ربطها بدراسات اخرى
-         النتائج و التوصيات و الخلاصة
-         الملاحق و تشمل الوثائق و القوانين و البيانات التفصيلية
كتابة الخطابة و تشمل :
خطب الادارة العليا للمؤسسة
خطب بعض المسؤولين من خارج و داخل المؤسسة
صياغه الخطبة  تتطلب معرفة و تحديد الاسس التالية
-         هدف الخطبة
-         موضوع الخطبة
-         المبادئ العامة و الافكار الرئيسية
-         الوقت الذي تستغرقه الخطبة على ان لا تتجاوز ال 20 دقيقة
عناصر الخطبة و تتكون من
-         المقدمة و تتضمن الترحيب و المناسبة
-         الافكار الرئيسية و تشمل ترتيب العناصر و ربطها ببعض
-         الخاتمة و تتضمن التحية و التمنيات لهم بالتوفيق
و هناك اسلوب خاص بألقاء الخطبة و هو تحديد التوقفات بين الفقرات لالتقاط الانفاس
و النظر للمستمعين لتحقيق الاتصال الفعال و استخدام لبعض الايماءات الجسدية  كحركة اليد و الاشارات للفت الانتباه و التأكيد  النطق السليم لمخارج الحروف و الكلمات


د أقبال المؤمن 

ليست هناك تعليقات: